Best Practices bei der Umsetzung von Online Geschäftsberichten

Was macht einen guten online Geschäftsbericht aus? Diese Frage beschäftigt uns, seit wir vor 5 Jahren, im Mai 2017 mit der Planung und Entwicklung von unserem ersten online Geschäftsbericht für das Universitätsspital Zürich begonnen haben.

Mit weiteren digitalen Jahresberichten, die wir für Firmen und Institutionen wie Swissgrid, Burckhardt Compression oder das Kantonsspital Winterthur entwickelt haben, sind wir tief in diese Thematik eingetaucht.

Wenn wir hier darüber berichten, was einen guten online Geschäftsbericht ausmacht beziehen wir uns auf technische Aspekte. Als Technologie Partner für Branding- und Contentagenturen liegt unser Fokus auf den technischen Aspekten. Natürlich sind eine stimmige User Experience (UX) und glaubwürdiger Content mindestens ebenso wichtig.

Hier zu den Eckpfeilern, welche einen technisch hochqualitativen Geschäftsbericht ausmachen:

Zahlen sind zentral für jeden Geschäftsbericht. Und Excel ist das Tool erster Wahl in den Finanzabteilungen. Der Import von Excel Tabellen und vielfältige Optionen für die Darstellung von Tabellen ist im Fokus unserer Softwarelösung für die digitalen Geschäftsberichte.

Screenshot aus dem Backend: Nach dem Import kann das Styling von jeder Zeile und Spalte angepasst werden. Einzelne Zeilen können gelöscht werden. Ebenso können separate Styling Optionen für Mobile Endgeräte ermöglicht werden.

Tabellen können ab Excel importiert werden. Zudem besteht die Möglichkeit, eine bestehende Tabelle neu zu Importieren und dabei das Styling zu behalten.

Analysten und Investoren schätzen Downloads in Form von PDFs. PDFs können idealerweise „on the fly“ generiert werden. Das heisst, die PDFs werden jeweils mit den aktuellsten Daten automatisch generiert und nach einer Anpassung von Inhalten im Backend wird das PDF automatisch angepasst.

Über ein Downloadcenter können einzelne Teile des Geschäftsberichts markiert und heruntergeladen werden.

Einzelne markierte PDFs oder der ganze Geschäftsbericht können über das Download Center heruntergeladen werden. Die PDFs werden dynamisch on the fly generiert.

Sicherheit ist ein grosses Thema bei Geschäftsberichten, da die Daten börsenrelevant sind und ein Datenleck auch strafrechtlich relevant sein kann. Einerseits gibt es technologische Punkte, die erfüllt sein müssen. Aber mindestens ebenso wichtig sind diese Prozess-relevanten Punkte:

• Sensitive Daten gehören nicht aufs E-Mail. Und auf gar keinen Fall unverschlüsselt. Beim Versand von unverschlüsselten E-Mails kann davon ausgegangen werden, dass die Sicherheit kompromittiert ist. Deshalb ist die Datenübermittlung gut zu planen.
• Verschlüsselung und „Obfuscation“ (Verschleierung) der Staging-Umgebung: In einer über mehrere Standorte verteilte Organisation ist eine Staging-Umgebung in der Cloud fast nicht wegzudenken. Wichtig ist, dass diese Umgebung „versteckt“ ist durch eine unbekannte oder zumindest nicht offensichtliche URL und durch Passwortschutz mit starkem Passwort geschützt ist.
• Je nach Sicherheitsanforderungen kann die Staging-Umgebung nur über persönliche Accounts erreicht werden und zusätzlich kann ein VPN Tunneling aufgesetzt werden. In der Praxis erweist sich dies jedoch meist als eher schwierig, insbesondere in einer späten Prozessphase, wenn viele Stakeholder den Geschäftsbericht anschauen wollen.
• Technische Best Practices: HTTPS Verschlüsselung von Staging- und produktiver Umgebung, regelmässige Updates und Patching der Core Software, Coding Best Practices (Absicherung gegenüber OWASP Top 10 Risiken), professionelles Management der Hosting Umgebung (Patching, Settings)

Datenvisualisierungen sind ein zentraler Bestandteil von Geschäftsberichten und animiert Visualisierungen von Daten sind ganz einfach cool. Jedoch…. die Visualisierung ist nicht immer ganz trivial, weil unterschiedliche Datensets sehr unterschiedliche und flexible Visualisierungen verlangen. Als Ansatz wählen wir entweder eine Custom Implementierung mit Custom Javascript Libraries oder Visualisierungen über SAAS-Tools wie Everviz. Es gibt auch immer die einfache Option von Charts als Bildern. Ist die einfachste Lösung aber leider ohne coole Animationen und mit Abstrichen auf Mobilgeräten.

Verschiedene animierte Datenvisualisierungen in den Jahresberichten vom USZ und von Swissgrid.

Neben nackten Zahlen erzählen gute Geschäftsberichte auch Stories mit Texten und emotionalen Bild- und Videowelten. Mit einem flexiblen und intuitiven Content Management System (CMS) können die Geschäftsberichte beliebig erweitert werden. Wir setzen auf das bewährte und skalierbare CMS WordPress.

Eigentlich selbstverständlich sollten diese Features sein: Staging und Produktive Umgebung werden über Version Control gemanagt für rasche Deploys und Rollbacks, HTTPS Verschlüsselung der Website, Responsive Design, Custom Themes ohne Layoutbuilder, Einsatz nur von sicheren und bewährten Plugins im Falle von WordPress.

Wo geht die Reise hin? Unser Interesse gilt automatisierten Reporting Standarts wie zum Beispiel XBRL (eXtensible Business Reporting Language). In Deutschland und den USA sind die XBRL bereits regulatorisch verankert. In der Schweiz bisher noch nicht (mehr Infos auf https://www.xbrl-ch.ch).